Quel est l’intérêt d’un logiciel de caisse ?

logiciel de caisse

De l’organisation des stocks à la comptabilité, en passant par la prise en charge des commandes, la gestion d’un commerce n’est pas toujours chose aisée. Pour se simplifier la tâche et réduire le risque d’erreur, nombre de professionnels préfèrent recourir à un logiciel d’encaissement. Pourvu de toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne tenue d’un commerce, cette solution est synonyme de gain de temps et de performance.

Pourquoi équiper son commerce avec un logiciel de caisse ?

Aussi appelé logiciel de point de vente, un logiciel de caisse est un outil informatique de gestion qui permet de contrôler facilement et avec efficacité tous vos encaissements. Hormis l’aspect suivant, un logiciel de caisse comporte différentes fonctionnalités adaptées à la nature de votre activité professionnelle. Par exemple, un logiciel de caisse restauration collective est conçu pour permettre un encaissement rapide ainsi qu’une gestion omnicanale. De manière générale, utiliser un logiciel d’encaissement offre la garantie de :

  • disposer de preuves irréfutables en cas de contrôles de l’administration fiscale,
  • profiter d’une gestion optimisée de votre activité en évitant, notamment, les erreurs de trésorerie,
  • gagner un temps conséquent dans le traitement de vos opérations.

Quelles sont les différentes fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?

Que vous ayez besoin d’un logiciel restauration commerciale ou d’une solution pour optimiser la tenue de votre magasin, tout logiciel de caisse dispose d’un certain nombre d’options pensées pour vous faciliter la vie. Quelle que soit la solution utilisée, on retrouve plusieurs fonctionnalités incontournables parmi lesquelles :

  • des encaissements rapides et simples,
  • l’édition de tickets de caisse présentant toutes les mentions légales (coordonnées de l’entité, date, prix TTC, etc.),
  • l’affichage de la monnaie rendue lors d’un paiement en espèces,
  • la prise en charge d’une grande diversité de moyens de paiement tels que les chèques ou les tickets restaurants,
  • l’établissement de devis et de factures ainsi que leur envoi par mails.

Hormis ces fonctionnalités de base, la plupart des logiciels d’encaissement disposent d’options avancées qui vous seront très utiles dans l’exercice de votre activité. Citons entre autres :

  • la gestion de la relation client (ou gestion CRM) avec, par exemple, l’établissement de bons d’achat ou l’envoi de SMS publicitaires,
  • la gestion des pesées indispensable pour les commerces alimentaires,
  • la possibilité de gérer ses commandes ainsi que ses fournisseurs,
  • la supervision des stocks,
  • un aperçu complet des chiffres d’affaires réalisés par chaque vendeur ainsi que pour chaque client,
  • la possibilité d’établir un niveau d’accès différent pour chacun des utilisateurs : manager, serveur, etc.

Quels critères de choix privilégier pour choisir un logiciel de caisse ?

Si vous êtes en quête d’un logiciel de caisse restauration collective pour votre entreprise, vous devez prendre garde à différents éléments lors de l’achat de votre solution d’encaissement. Veillez principalement à opter pour un logiciel qui soit :

  • En adéquation avec la nature de votre activité : chaque entreprise ayant ses particularités, il s’avère primordial d’utiliser un logiciel de caisse conçu dans cette optique. Par exemple, pour un restaurant, il est indispensable de disposer d’un outil qui permette de prendre les commandes à distance et de gérer des menus.
  • Ergonomique et facile à utiliser : assurez-vous que votre logiciel dispose d’une interface d’utilisation claire et agréable à utiliser.
  • Respectueux des normes et de la législation en vigueur : depuis le 1er janvier 2018, les professionnels sont dans l’obligation d’employer un logiciel de caisse certifié. Ce dernier doit notamment satisfaire aux conditions de conservation, d’archivage, de sécurisation et d’inaltérabilité des données. La conformité du logiciel doit être attestée via un certificat AFNOR. En cas de non respect de la loi, le contrevenant s’expose à une amande d’un montant de 7500 euros.
  • Conçu par un éditeur sérieux : renseignez-vous sur la notoriété et le professionnalisme du producteur de logiciel. Assurez-vous également qu’il propose des mises à jour régulières de ses logiciels de caisse.
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